<p dir="ltr">Can you just handle this through Teams/Groups just like you would for Sales teams & salespeople?</p>
<div class="gmail_quote">On Apr 30, 2015 6:45 PM, "Hamono, Chris (DPC)" <<a href="mailto:Chris.Hamono@sa.gov.au">Chris.Hamono@sa.gov.au</a>> wrote:<br type="attribution"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div lang="EN-AU" link="blue" vlink="purple"><div><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">Perhaps I need to explain our needs better. There is a good chance I am doing this all wrong. SO PLEASE if you think there is a better way, then advise.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">As stated we have some 300 agencies. <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">At the peak of our org chart the system administrator must be able to manage and create reports across all agencies. Therefore we can’t have 300 instances.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">For example a report may be. How many tickets across all agencies that have exceeded the allowed time to completion.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">Each agency must manage its own tickets. They need to have full editing rights to the tickets. They must also be able to raise invoices against the tickets close the tickets and transfer the tickets to other people. Therefore they must be vtiger Users. This rules out using the portal as it currently works.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">A user from one agency CANNOT view the tickets from another agency. This is a <b>strict</b> security requirement.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">So we have an supervisor, administrator and worker roles with individual permissions.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">The administrator for each agency must be able to create users for their own agency and then assign the appropriate role to that user.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">In a nutshell:<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">                System admin needs to be able to report across all agencies<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="text-indent:36.0pt"><span style="color:#1f497d">Agency roles cannot access information from another agency <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">                Agency Managers can create users and assign roles to that user<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">                Roles within an agency have full access to tickets, which means create edit and delete.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">                Roles within an agency must be able to raise invoices.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">How I thought this could work.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">For each agency create 5 roles, each of those roles is based on a set of common profiles.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">When the system admin creates an agency the system automatically creates the 5 roles, each role has a unique name for example “agency name – Manager”<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">The system admin then assigns a supervisor and a manager to that agency. The Manager then has the job creating and assigning roles to users.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">For agency admins we provide a filtered view of the available roles so they do not see all 1500. Assignment of a role to a user should be checked for consistency which is why my other question is about event handlers for User module.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">Is what I am saying clear?<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">Is there a better way?<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">Chris<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><div><div style="border:none;border-top:solid #b5c4df 1.0pt;padding:3.0pt 0cm 0cm 0cm"><p class="MsoNormal"><b><span lang="EN-US" style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"">From:</span></b><span lang="EN-US" style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif""> <a href="mailto:vtigercrm-developers-bounces@lists.vtigercrm.com" target="_blank">vtigercrm-developers-bounces@lists.vtigercrm.com</a> [mailto:<a href="mailto:vtigercrm-developers-bounces@lists.vtigercrm.com" target="_blank">vtigercrm-developers-bounces@lists.vtigercrm.com</a>] <b>On Behalf Of </b>Hamono, Chris (DPC)<br><b>Sent:</b> Wednesday, 29 April 2015 2:08 PM<br><b>To:</b> <a href="mailto:vtigercrm-developers@lists.vtigercrm.com" target="_blank">vtigercrm-developers@lists.vtigercrm.com</a><br><b>Subject:</b> Re: [Vtigercrm-developers] Programatically create roles from profiles<u></u><u></u></span></p></div></div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">Bump<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">Anyone?<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d">Chris<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p><div><div style="border:none;border-top:solid #b5c4df 1.0pt;padding:3.0pt 0cm 0cm 0cm"><p class="MsoNormal"><b><span lang="EN-US" style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"">From:</span></b><span lang="EN-US" style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif""> <a href="mailto:vtigercrm-developers-bounces@lists.vtigercrm.com" target="_blank">vtigercrm-developers-bounces@lists.vtigercrm.com</a> [<a href="mailto:vtigercrm-developers-bounces@lists.vtigercrm.com" target="_blank">mailto:vtigercrm-developers-bounces@lists.vtigercrm.com</a>] <b>On Behalf Of </b>Hamono, Chris (DPC)<br><b>Sent:</b> Tuesday, 28 April 2015 11:01 AM<br><b>To:</b> <a href="mailto:vtigercrm-developers@lists.vtigercrm.com" target="_blank">vtigercrm-developers@lists.vtigercrm.com</a><br><b>Subject:</b> [Vtigercrm-developers] Programatically create roles and assign profiles<u></u><u></u></span></p></div></div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Hi All<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">How can I programmatically create a role based on an existing profile?<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">We have a need that each time an organisation is created a set of roles need to be created which are only for that organisation.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Each organisation has 5 roles based on 5 predefined profiles<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">We have 300 organisations we need to create so that’s 1500 roles.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Maintenance of these roles would be overly complicated so I am looking to automate much of it.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Chris<u></u><u></u></p></div></div><br>_______________________________________________<br>
<a href="http://www.vtiger.com/" target="_blank">http://www.vtiger.com/</a><br></blockquote></div>